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2011-03-16

エンジニアのための時間管理術 Thmas A. Limoncelli

コンピュータエンジニアは、人生を充実させるためには、時間管理能力が必須です。
時間管理能力が低いと感じる方にとって、この本はかなり役立つでしょう。
翻訳本ですが、内容はとても分かりやすく書かれています。

とくに気に入った点を3点上げます。
・割り込みへの対処方法
 特に、私の場合、無意識にメーラー割り込みが多発していました。
 メーラーは2,3時間に1回の起動に控えます。

・自動化
 Perl, Python, Rubyなど、簡単なスクリプト言語を自由に使えるようにしておくと、自動化を助けてくれます。

・ルーチン
 「考えるより、慣れろ」ですね。
 以外におざなりにしてしまっていると反省です。ルーチンの手順書を増やそう。

  • 1.タイムマネジメントの原則
    • SA(システム管理者)は、非常に多くの割り込みにさらされる
    • タイムマネジメント情報を1つの「データベース」にまとめる
    • 能力は重要な作業のために温存
    • 日課を定め、それに従う
      • 便利なPerlのイディオムを10個ほどを使いまわす。
    • 習慣やモットーを養う
    • 「プロジェクトタイム」の間は集中力を保つ
      • 割り込みは集中力の天敵
    • 日常生活の管理にも、仕事で使用するのと同じツールを使用する
    • 長期的な訓練が必要。
    • 何度もつまづくが、1か月後に本章を読み直す
    • 割り込みは、生産性をひどく低下させる。中断した作業に戻るには時間がかかり、エラーを紛れ込ませる
  • 2.集中と割り込み
    • メール
      • メーラーを2,3時間おきに開き、新着メールに一通り目を通し、メーラーを閉じる
        •  
    • ストレスと睡眠不足を把握
      • たまったら、マルチタスクを控える
    • 毎回ウィンドウの配置を同じにする
      • 2つのバージョンを比較する場合、古いバージョンを左、当らしいバージョンを右など
    • 集中力のピークを割り出す
      • その時間にプロジェクトへの取り組みを割り当てる
    • 早朝の静かなオフィスで仕事する。
    • 基本的に、顧客は自分の言い分が聞き入れられたと感じたときに満足する。
    • 顧客が不満を感じるのは、無視されたと感じたとき。
    • 集中を妨げる相手への対処
      • 委任
        • パートナーに顧客を任せる
      • 記録
        • 待ってもらえる仕事なら、それを記録しておいて、後から処理する
      • 実行
        • 直ちに要求に応じる
        • 2分以内に済んでしまう用事なら、後で片付けるよりも、処理してしまう方が楽。
  • 3.ルーチン
    • ルーンとは
      • 一度だけ考え、何度も実行するための手段
    • 質問の答えは常に「はい」
      • 迷う時間がもったいない。
      • 考えるのはやめよう
    • 問題を解決する習慣を身に付けること
    • その習慣を予測可能なスケジュールで実行する。そうすれば、周囲の人があなたに合わせてスケジュールを組むようになる
    • 顧客のもとを巡回する
      • 解決
        • 2分以内に解決できる問題であれば、その場で解決する
        •  
      • リダイレクト
        • 2分以内では解決できないなら、「ヘルプ」へのチケット作成を手助けする
      • 同情
        • 解決できない問題、もしくは当面解決されないことが分かっている問題では
        • 同情を示すのが一番である
    • 毎日しなければならないことは、一日の速い時間に行う
    • 新しい社員が入ってくるたびに、常にその社員を訪れ、自己紹介し、歓迎し、当面の問題があれば解決し、今後コンピュータに関する手助けを得る方法について説明する。
    • ファイルを編集する前に常にバックアップを取る
    • 旅行の「持ち物」を記録する。
      • 多少過剰でも、いつも同じものを持ってく。
      • 選別する時間がもったいない
    • ルーチンを作成する方法
      • 予定されていない、繰り返し発生する出来事
      • 保守作業
      • 人間関係とキャリアネットワーク
        • 人間関係は保守を必要とする
        • 月に一度、相談相手やネットワークに含まれている誰かと昼食をともにする
      • 作業を先延ばしにすると、余計に時間がかかる状況
        • 実際の作業にかかる時間よりも、作業について考える方に時間をとられていることに気づいたら、とにかく作業に取り掛かること
      • よく忘れるもの
        • 何かを忘れて困った状況に陥ったら、次回同じ失敗を繰り返さないように習慣を身に付けること。
        • 毎晩帰宅したときに鍵を同じ場所にかけておくと、家を出るときに鍵を掴み取る習慣が身に付くだろう
      • 重要度または優先度の低い仕事
      • 新しい能力の育成
      • 最新情報の把握
        • 週に1時間ほど「部屋にこもって」雑誌を読むための時間を設ける
        • 図書館で実行したら面白いかも
      • 読書時間のスケジュール
        • 毎週1時間、読書の時間を設ける
        • 読めなかった雑誌は捨てて、常に新しい資料を手元に置く
  • 4.サイクルシステム
    • サイクルシステムとは
      • 全ての要求を記録して、それらを終了するまで見届けること
    • 自分の記憶力を信用しない
      • すべての要求をその都度書き留める
    • 成功する方法
      • 携帯性
      • 信頼性
      • 管理しやすいサイズ
      • カレンダー
      • 長期的な目標のリスト
      • 毎日の欄
        • 作業リスト
        • スケジュール
    • サイクルシステム例
      • 365日分の作業リスト
      • 今日のスケジュール
      • 約束のカレンダー
      • メモ
      • 毎日10分のその日の作業計画
        • 今日のスケジュールを作成する
        • 今日の作業リストを作成する
        • 優先順位を付け、スケジュールを調整する
        • 予定に取り組む
        • 1日の終わり
          • 未完成の仕事を全て翌日のリストへ移動する
          • 移動した項目は、取り消し線を引く
        • 会社を出る
          • 満足感
        • 繰り返す
  • 5.サイクルシステム : 作業リストとスケジュール
    • 1日の例
      • 毎朝出社したら、すぐに気持ちを切り替えて、このプロセスを開始する。
      • 集中力を高めるため
      • ステップ1
        • 今日のスケジュールを立てる
        • 会議や予定を確認、スケジュールに印をつける
      • ステップ2
        • 今日の作業リストを作成する
      • ステップ3
        • 優先順位を設定し、スケジュールを組みなおす
        • 優先順位は3段階
          • 期日が今日で、今すぐ終わらせる必要がある
          • 期限が近づいている
          • それ以外
      • ステップ4
        • 計画を実行する
      • ステップ5
        • 1日の仕上げをする
        • 終業時間の30分前に、残っている項目を調べる。
        • 優先度Aで完了していないものは、その状況に対処する必要がある
      • ステップ6
        • 退社する
      • ステップ7
        • 繰り返す
  • 6.サイクルシステム : カレンダーの管理
    • カレンダーを使用すると全体像を見渡すことができる
    • カレンダーの使用方法
      • アポイントメントと会議
      • 重要な期日
      • 将来の作業項目
    • 自分のカレンダーを確認するまで、予定を入れてはならない
  • 7.サイクルシステム : 人生の目標
    • 何かを達成したかったら、目標を立てること
    • 成功している人は目標を設定し、それらに向かって努力している
    • 今から2年後に、所属するIT組織がどのようになっていて欲しいか?
    • 今から5年以内に、仕事でどのような成果を上げたいか?
    • 今から10年後に、社会的、経済的にどのようなポジションについていたいか?
    • 引退後の生活をどう思い描いているか?
    • 裏技
      • 目標ごと具体化する
        • 何を実現したいか?
        • いつそれを実現したいのか?
    • 目標計画シート
      • 縦軸
        • 期間
          • ひと月
          • 1年
          • 5年
      • 横軸
        • 仕事
        • プライベート
  • 8.優先順位
    • 作業リストの優先順位
      • 優先順位A
        • 今日中に済ませなければならないこと
      • 優先順位B
        • 今日中でないが、すぐに済ませなければならない
      • 優先順位C
        • その他
    • プロジェクトの優先順位
      • 効果に対する優先順位
        • 大きなプラス効果で容易なら、A
        • 大きなプラス効果で困難なら、B
        • 表面的な効果で容易なら、C
        • 表面的な効果で困難なら、D
    • 自分のキャリアゴールを上司に知らせる
    • 上司の権限を利用する場合にのみ委任する
    • 上司の目標を理解し、その達成に貢献する
  • 9.ストレスの管理
    • ストレスがたまると仕事がはかどらなくなるらか休暇がある
    • 休憩しよう。深呼吸しよう。
  • 10.電子メールの管理
    • 受信した電子メールを処理する方法の計画を立てる
    • 電子メールの処理の選択肢
      • フィルタ
      • 読まずに削除
      • 読んで・・・
        • 削除
        • 保管
        • 返信して削除
        • 委任または転送して削除
      • すぐに実行して削除
    • メールを読む暇がなければ、未読のままにしておく
      • 部分的に読んでも、あとからまた読むことになるため時間の無駄
      • メッセージを読み始めたら、必ず最後まで読み、対処する。
  • 11.時間の浪費
    • 詰まらない番組を観ない
    • 時間の浪費とは
      • 費やした時間に対する利益の割合が低い活動
  • 12.文書化
    • ドキュメントレポジトリは優れている
  • 13.自動化
    • 簡単な仕事で、一度だけ行う
      • 手動で行う
    • 簡単な仕事で、頻繁に行う
      • 自動化する
    • 難しい仕事で、一度だけ行う
      • 自動化する
    • 難しい仕事で、頻繁に行う
      • ソフトウェアを購入または開発する
    • GPIを作成する代わりにMicrosoft Excelを使用する
  • おわりに
    • 「新しい」自由時間をどうするか
      • 当たり前だが、無駄に過ごさない
      • 週40時間働いたら家に帰る
      • 大切な相手と過ごす時間を増やす
      • 子供と過ごす時間を増やす
      • 両親やあなたの人生において重要な人に電話する
      • 悪と戦う非営利団体を助ける
        • その団体のWebサイトを探して、その運営を助ける
      • 教育委員会に参加する
        •  
      • 公職に立候補する
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Author:ねくぷり
世界を舞台に面白いことができないか考えながら生きている自由人です。
趣味で読書を始めたのですが、読んだ内容を忘れてしまいそうなので、ネットにメモしています。
メモ帳代わりなので、読みづらい点などありますが、ご了承ください。

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